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Wie erstelle ich meine Struktur in koppla?

Die Grundlage für jeden Terminplan ist die Struktur. Wie du die erstellst und was du dabei beachten solltest, erfährst du in diesem Artikel.

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Verfasst von Markus Willner
Vor über einer Woche aktualisiert

Welche Ebenen gibt es in koppla?

In koppla kannst du bis zu 4 Ebenen erstellen. Die Bezeichnungen kannst du natürlich jederzeit anpassen, voreingestellt heißen diese jedoch erstmal Phase, (2x) Summenebene und Aktivitätenzeile.

Phase

  • ist die oberste Ebene

  • enthält Meilensteine und Summenbalken

  • enthält keine Vorgänge

  • kann auf und zugeklappt werden

Summenebenen

  • sind optional

  • beinhalten Meilensteine und Summenbalken

  • enthalten keine Vorgänge

  • kann auf und zugeklappt werden

Aktivitätenzeile

  • immer die unterste Ebene

  • beinhaltet Vorgänge

  • enthält keine Meilenstein

Brauche ich immer alle 4 Ebenen?

Es gibt Fälle wie im Screenshot wo eine Aufteilung in 4 Ebenen durchaus Sinn macht. Wenn du also die Bauausführung als Teil deines Projektes planst, wirst du diese auch als Phase erstellt haben. Möglicherweise unterteilst du diese dann nochmal in Rohbau und Innenausbau, was deine erste Summenebene sein könnte. Darauf folgen die Bauteile und Arbeitsbereiche und schon werden alle 4 Ebenen verwendet.

Es gibt aber auch genügend Fälle, wo du nicht alle 4 Ebenen brauchst. Manchmal reichen 3 Ebenen aus und es gibt auch Fälle, in welchen du bereits mit 2 Ebenen gut auskommen wirst.

Tipp: Keine Sorge, du fängst bei einem neuen Projekt natürlich nicht bei 0 an, sondern du startest immer mit einer Vorlage.

Wie kann ich Bereiche in meiner Ansicht ausblenden?

Bei großen Projekten ist nichts wichtiger als eine gute Übersicht. Man will schnell die Informationen finden, die man gerade braucht und alles unwichtige ausblenden. Dementsprechend hast du vermutlich auch bereits unsere Filter entdeckt.

Nur gibt es auch viele Fälle, wo man nicht nur für den Moment etwas ausblenden möchte, sondern ganz generell im Projekt seinen Fokus auf bestimmte Bereiche legt. Als Bauleiter für den Rohbau möchte man vermutlich nicht dauerhaft 20 andere Bereiche sehen. Oder wenn man gerade erst in der Planungsphase ist und der Ausbau in weiter Ferne liegt, möchte man diese vermutlich nicht die ganze Zeit im Kalender angezeigt bekommen.

Genau dafür findest du über das Feld "Filter und Ansicht" oben in der Mitte des Terminplans und dann im Feld "Struktur" die Option eine permanente Ansicht zu erstellen.

Die permanente Ansicht kann jeder Benutzer für sich selbst festlegen und natürlich auch jederzeit anpassen. Dadurch wird bei niemandem der Terminplan mit Informationen überlagert, die für die Person (momentan) nicht interessant sind.

Wie kann ich meine Struktur bearbeiten?

Wenn du mit deiner Maus über eine Ebene bzw. Zeile gehst, erscheint ein Menü mit mehreren Symbolen. Hier kannst du alle möglichen Anpassungen an deiner Struktur vornehmen.

Wie sortiere ich meine Bereiche?

Egal ob Phase, Summenebene oder Aktivitätenzeile - du findest immer ganz links in der Zeile 6 Punkte. Wenn du hier die linke Maustaste gedrückt hältst, kannst du die Zeilen ganz simpel verschieben und am gewünschten Zielort die Linke Maustaste wieder loslassen.

Dabei kannst du sogar die Zeilen zwischen verschiedenen Summenebenen verschieben und auch anderen Ebenen zuordnen, in dem du bspw. eine Summenebene in eine andere Summenebene verschiebst.

Wichtig: Es gibt beim Verschieben 2 Beschränkungen. Du kannst nichts zwischen 2 Phasen verschieben und du kannst nur maximal 4 Ebenen haben. Eine Verschiebung, welche zu einer 5. Ebene führen würde, ist dementsprechend nicht möglich.

Wie erstelle ich neue Bereiche?

Über das "+" kannst du neue Bereiche erstellen. Dabei ist entscheidend, auf welcher Ebene du dich befindest. Bist du mit deiner Maus auf einer Phase und klickst dort "+", erstellst du auch eine Phase. Dementsprechend gilt das gleiche für Summenebenen und Aktivitätenzeilen.


Wie erstelle oder entferne ich Summenebenen?

In manchen Fällen kann es sein, dass du nur 2 oder 3 Ebenen hast und eine weitere hinzufügen möchtest. Dafür benötigst du das 3. Symbol von links, der Ordner mit dem Plus. Dieser fügt eine Zwischenebene hinzu, alle vorhandenen Aktivitätenzeilen werden dieser dann zugeordnet. Dies ist jedoch nur möglich, Solange es noch keine 4 Ebenen gibt, ansonsten ist das Symbol wie im oberen Screenshot ausgegraut.

Hast du erstmal eine Summenebene erstellt, kannst du danach über das + weitere Summenebenen (auf dem gleichen Level) erstellen. Außerdem kannst du natürlich deine Aktivitätenzeilen auch (wie weiter oben im Artikel erklärt) zwischen den Summenebenen verschieben.

Über das Ordnersymbol mit dem Minus kannst du auch eine Ebene entfernen, ohne dass dabei die Aktivitätenzeilen und dementsprechend auch die bereits erstellten Vorgänge im Kalender verloren gehen. In dem Fall wird einfach die Zwischenebene entfernt und alle Aktivitätenzeilen werden der nächsthöheren Ebene zugeordnet

Wichtig: Hast du mehr als eine Summenebene und rückst diese wie oben beschrieben ein, werden alle Summenebenen im gleichen Bereich eingerückt. Dabei gehen aber keine geplanten Vorgänge verloren.

Wie immer hilft dir bei Fragen auch unser Support Team gerne. Solltest du bspw. ein bereits geplantes Projekt nochmal strukturell anpassen wollen, dann gib uns gerne Bescheid und wir schauen gemeinsam, was der unkomplizierteste Weg ist.

Wie kann ich Bereiche duplizieren?

Direkt rechts neben dem Plus findest du das Symbol um einen Bereich zu duplizieren. Auch hier gilt wieder: Wenn du eine Phase auswählst, duplizierst du auch die gesamte Phase. Hast du eine Zwischenebene ausgewählt, duplizierst du auch nur diese.

Beispielsweise baust du mehrere Bauteile, die jedoch die selbe Struktur haben. So musst du das Bauteil und die Etagen nur einmal erstellen und benennen, drückst dann auf duplizieren und schon hast du eine Menge Zeit gespart und musst nichts doppelt oder dreifach machen.

Kopiert wird dabei die Struktur und die Bezeichnungen, nicht jedoch die Inhalte im Kalender. Aber genauso schnell wie die Struktur, lassen sich auch Vorgänge kopieren und bearbeiten.

Wie kann ich Bereiche löschen?

Recht selbsterklärend steht die Tonne dafür die gesamte Zeile zu löschen. Handelt es sich dabei um eine Summenebene oder sogar eine Phase, werden dabei auch alle darin enthaltenen Zeilen sowie alle erstellten Vorgänge und Meilensteine gelöscht.

Du willst nur eine Zwischenebene entfernen, nicht aber die Inhalte? Dann nutze lieber die beiden Symbole links von der Tonne. Diese werden weiter oben im Artikel erklärt.

Was bedeutet das Info Symbol?

Das Info Symbol hilft euch vor allem, wenn ihr euer Projekt bereits geplant oder sogar bereits begonnen habt. Hier bekommt ihr Infos, wie bspw. das Start und Enddatum, die Anzahl der Arbeitstage oder den Fortschritt in Prozent für den jeweiligen Bereich.

Das Symbol ist bei euch gar nicht sichtbar? Keine Sorge, solange ihr noch gar keine Vorgänge erstellt habt, ist das ganz normal!

Was sollte ich beim Erstellen meiner Struktur beachten?

Wovor nutze ich koppla?

Frag dich direkt beim Erstellen des Projektes, was du später damit erreichen willst und wer daran beteiligt sein sollte. Im Grunde wirst du dann am meisten Spaß mit koppla haben, wenn du dein Projekt darüber auch steuerst und der Terminplan durchgehend gepflegt wird.

Detailgrad
Dementsprechend solltest du immer darauf achten, nicht zu detailliert zu planen. Wenn du in deinem Projekt nämlich am Ende nur 1 Tages Vorgänge hast, wird dies zum einen bereits beim Erstellen eine Menge Arbeit, aber vor allem ist es später ein riesiger Zeitaufwand den Plan zu pflegen und aktuell zu halten. Natürlich sollte man auch eine zu grobe Planung vermeiden, schließlich wäre damit auch keine Auswertung und Steuerung möglich.

MS Project vs koppla

Wie du bereits an unserer Vorlage erkennen kannst, ist die Struktur in koppla anders, als in MS Project. Das ist auch sehr entscheidend, denn wenn du deine Struktur genauso wie in MS Project aufsetzt, entgehen dir viele Vorteile die du mit koppla erhalten willst.

Dementsprechend möchtest du Prozesse in einer Zeile darstellen und vor allem mehrere Vorgänge in der gleichen Zeile haben. Später im Ausbau brauchst du auch gar nicht nach Gewerken zu sortieren, denn diese kannst du ja bereits farblich unterscheiden.

Welche Grenzen habe ich beim Erstellen meiner Struktur?

4 Ebenen

Wie bereits am Anfang beschrieben, gibt es 4 Ebenen. Erfahrungsgemäß sollten beim Erstellen eines Projektes 4 Ebenen ausreichen und oft genug werden nicht einmal alle 4 gebraucht. Hier nochmal die Erinnerung, zu sehr in den Detailgrad und in die Tiefe zu gehen, kann dem Projekt auch eher schaden.

10 Phasen

Du kannst so viele Summenebenen erstellen wie du magst. Lediglich bei den Phasen, also der obersten Ebene, gibt es eine Begrenzung von 10. Normalerweise sollte es aber auch keinen Fall geben, wo mehr als 10 Bauphasen gebraucht werden. Dementsprechend ist es auch ganz wichtig, dass die Ebene "Phase" auch wirklich für Phasen verwendet wird.

Zum einen sollte die Begrenzung auf 10 Phasen dafür sorgen, dass euer Projekt nicht zu kompliziert wird. Am Ende soll ja ein übersichtlicher und einfach zu bearbeitender Terminplan herauskommen, bei dem sich auch alle Beteiligten schnell zu Recht finden. Zum anderen öffnet die Abgrenzung von Phasen natürlich auch die Tür beim Entwickeln von neuen Features.

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