In koppla besteht deine Struktur aus drei Arten von Ebenen: Phasen, Summenebenen und Aktivitätenzeilen. Da du Summenebenen verschachteln kannst, sind insgesamt bis zu 4 Ebenen möglich. Was die einzelnen Ebenen ausmacht, erklären wir dir jetzt.

Phase

Die Phase ist die oberste Ebene und unterteilt dein Projekt in seine großen Abschnitte, z. B. Planung, Ausschreibung & Vergabe und Bauausführung. So bildest du den gesamten Projektverlauf in einem Terminplan ab, ohne dass an den Übergängen Informationen verloren gehen. Dadurch werden die Schnittstellen zwischen den Phasen, etwa die Übergabe von der Planung an die Bauausführung, sichtbar.

In Phasen kannst du keine Vorgänge planen, aber Meilensteine einfügen. Zusätzlich siehst du einen Summenbalken. Er zeigt den Zeitraum aller Vorgänge, die in den Ebenen darunter geplant wurden: Er beginnt mit dem ersten und endet mit dem letzten Vorgang.

Summenebenen

Summenebenen liegen zwischen Phasen und Aktivitätenzeilen und sind optional. Mit ihnen unterteilst du eine Phase weiter, zum Beispiel in Planungsphasen, Bauabschnitte oder Bauteile. Du kannst beliebig viele Summenebenen anlegen und ineinander verschachteln. Wie Phasen enthalten sie keine Vorgänge, sondern gruppieren die darunter liegenden Aktivitätenzeilen und zeigen über den Summenbalken den Zeitraum der enthaltenen Vorgänge. Auch Meilensteine kannst du hier setzen.

Aktivitätenzeile

Die Aktivitätenzeile ist die unterste Ebene und der Ort, an dem du deine Vorgänge planst. Sie steht typischerweise für einen Arbeitsbereich, einen Streckenabschnitt oder ein Planungspaket. In einer Zeile planst du mehrere aufeinanderfolgende Vorgänge horizontal nebeneinander. Ein klassisches Beispiel ist der Gewerkezug im Hochbau, der durch die Arbeitsbereiche läuft.

Alle Anpassungen nimmst du direkt an der jeweiligen Zeile vor. Die Funktionen erreichst du auf drei Wegen: über die Icons (erscheinen beim Überfahren mit der Maus), über das Kontextmenü (Rechtsklick) und über Tastaturkürzel.

Zeile auswählen

Neue Zeilen hinzufügen

Über das „+” Icon rechts (beim Überfahren der Zeile) oder über „+ Phase/Summenebene/Aktivitätenzeile hinzufügen" im Kontextmenü. Auf welcher Ebene du das nutzt, bestimmt, was entsteht: Auf einer Phase erstellst du eine Phase, auf einer Summenebene eine Summenebene und auf einer Aktivitätenzeile eine Aktivitätenzeile.

Verschieben und sortieren

Über die Punkte an der linken Seite einer Zeile. Halte sie gedrückt, ziehe die Zeile an die gewünschte Position und lasse sie dort los. Du kannst Zeilen dabei auch anderen Ebenen zuordnen, z. B. eine Aktivitätenzeile in eine andere Summenebene verschieben.

Ein- und ausklappen

Über den Pfeil an der Zeile oder mit Alt/Option + Klick klappst du Phasen und Summenebenen inkl. aller untergeordneten Zeilen zu oder auf, um dir schnell einen Überblick zu verschaffen.

Bereiche duplizieren

Über „Duplizieren" im Kontextmenü oder mit den Tasten Strg/Cmd + D. Dupliziert wird die Zeile inklusive untergeordneter Zeilen und ihrer Inhalte (Vorgänge, Meilensteine, Abhängigkeiten). Das ist besonders praktisch, wenn du mehrere Bauteile oder Planungsphasen mit ähnlichem Aufbau oder Inhalt hast.

Strukturteile kopieren und einfügen

Über “Kopieren” und “Einfügen” im Kontextmenü oder mit den Tasten Strg/Cmd + C (kopieren) und Strg/Cmd + V (einfügen). Kopiert werden alle Inhalte (Vorgänge, Meilensteine, Abhängigkeiten). Das funktioniert auch zwischen Planungsmodus und Live-Plan sowie zwischen verschiedenen Projekten.

Umbenennen

Mit einem Klick auf den Namen markierst du den Text, sodass du ihn direkt überschreiben kannst. Alternativ per Doppelklick auf die Zeile, über „Umbenennen" im Kontextmenü oder mit der Taste E, wenn die Zeile im Fokus ist.

Löschen

Über „Löschen" im Kontextmenü oder mit der Taste ⌫ löschst du die gesamte Zeile. Bei einer Summenebene oder Phase werden auch alle enthaltenen Zeilen samt Vorgängen und Meilensteinen gelöscht. Möchtest du nur eine Ebene auflösen, ohne Inhalte zu verlieren, nutze stattdessen „Ebene löschen & Zeilen ausrücken".

Summenebenen hinzufügen/löschen

Über „Ebene hinzufügen & Zeilen einrücken" fügst du eine Zwischenebene ein, um dein Projekt weiter zu unterteilen. Über „Ebene löschen & Zeilen ausrücken" entfernst du eine Ebene, um die Struktur zu vereinfachen. Deine Aktivitätenzeilen samt Vorgängen bleiben dabei erhalten, sie rücken nur eine Ebene nach oben.

Zur ersten/letzten Aktivität springen

In Aktivitätenzeilen springst du über „Zum ersten Vorgang"/„Zum letzten Vorgang" im Kontextmenü direkt an den Anfang bzw. das Ende der Zeile.

Du kannst Dokumente, zum Beispiel Grundrisse oder 2D-Pläne, direkt an deine Struktur anhängen. Praktisch ist das etwa in Besprechungen, um zu zeigen, wo sich ein Bereich wie „Taktbereich 25" auf der Baustelle befindet.

Wo kann ich Dokumente anhängen?

An Summen- und Aktivitätenzeilen. So verknüpfst du zum Beispiel einen Lageplan mit „Haus B" (Summenzeile) oder einen Grundriss mit „Taktbereich 25" (Aktivitätenzeile).

Welche Dateien kann ich hochladen?
PDF-Dateien sowie Bilder (.png, .jpeg, .jpg, .heic, .heif) mit einer Größe von bis zu 50 MB. Pro Zeile kannst du bis zu 5 Dokumente anhängen.

So fügst du ein Dokument hinzu
Fahre mit der Maus über die gewünschte Zeile und klicke auf „Dateien hinzufügen". Anschließend lädst du deine Datei hoch: per Klick, per Drag & Drop oder mit Strg/Cmd + V.

Angehängte Dokumente erkennen und verwalten
Sobald an einer Zeile mindestens ein Dokument hängt, erscheint dort ein Dokumentensymbol. Mit einem Klick darauf öffnest du die Dokumentenliste. Dort siehst du zu jedem Dokument den Dateityp, den Namen, das Upload-Datum und wer es hochgeladen hat. Über die Liste kannst du weitere Dokumente hinzufügen (bis zu 5) oder ein Dokument wieder löschen.

Dokumente ansehen
Klicke in der Liste auf ein Dokument, um es in der Vollbild-Vorschau zu öffnen. Dort kannst du hineinzoomen, das Dokument herunterladen und mit den Pfeilen zwischen allen angehängten Dokumenten wechseln.

Mit ein paar Grundsätzen baust du eine Struktur auf, die übersichtlich bleibt und sich gut steuern lässt.

Wofür nutze ich koppla?
Frag dich schon beim Erstellen, was du mit dem Projekt erreichen willst und wer beteiligt sein soll. Am meisten profitierst du, wenn du dein Projekt über koppla auch steuerst und den Terminplan durchgehend pflegst. Dein Ziel sollte es immer sein, einen möglichst einfachen Terminplan zu erstellen, den jeder schnell versteht und diesen so kompakt wie möglich zu halten, damit alle Projektbeteiligten eine gute Übersicht haben.

Der richtige Detailgrad
Vorgänge mit einer Länge von 3 bis 10 Tagen sind ein guter Richtwert. Plane so grob wie möglich und so fein wie nötig: Reine Ein-Tages-Vorgänge machen viel Arbeit und sind später schwer aktuell zu halten. Eine zu grobe Planung erlaubt dagegen keine sinnvolle Auswertung und Steuerung. Meist reichen übrigens 3 Ebenen (Phase, Summenebene und Aktivitätenzeile) aus – selten braucht es alle 4, denn zu viel Tiefe schadet der Übersicht eher.

Struktur anders als in MS Project
In koppla sollte jede Zeile mehrere Vorgänge enthalten. Aus 1.000 Zeilen in MS Project sollten grob gesagt keine 100 in koppla werden. Statt nach Gewerken zu sortieren, bildest du Prozesse in einer Zeile ab und unterscheidest die Gewerke farblich. Dadurch enthält deine Struktur Arbeitsbereiche oder Planungspakete in denen dann die unterschiedlichen Vorgänge von verschiedenen Gewerken stattfinden.

Grenzen im Überblick
Beim Aufbau deiner Struktur gelten feste Grenzen: Du kannst insgesamt bis zu 4 Ebenen anlegen.
Summenebenen und Aktivitätenzeilen kannst du beliebig viele erstellen. Lediglich die Phasen als oberste Ebene sind auf 10 begrenzt. Mehr als 10 Bauphasen braucht es in der Regel aber ohnehin nicht. Wichtig ist deshalb, die Ebene „Phase" auch wirklich nur für Phasen zu verwenden. So bleibt dein Terminplan übersichtlich und einfach zu bearbeiten, und alle Beteiligten finden sich schnell zurecht.