koppla steht für kollaborative Terminplanung. Manchmal ist es aber trotzdem notwendig den Plan zu exportieren, beispielsweise für die Verwendung in Verträgen oder für die Kommunikation mit jemandem ohne koppla-Zugriff.
Mit koppla hast du die Möglichkeit deinen digitalen Terminplan auf vier verschiedene Arten zu exportieren. Als PDF, als Gantt-PDF, als Excel oder als traditionellen Gantt-Plan. Das Aussehen und den Inhalt deines Exportes kannst du, je nach Art, individuell anpassen - mehr Informationen findest du in den entsprechenden Abschnitten.
Den Exportprozess kannst du auf drei verschiedene Weisen starten:
über “Mehr” > “Terminplan exportieren”
mit dem Tastaturkürzel (P)
oder über die Filter Seitenleiste
Terminplan als PDF exportieren
In koppla kannst du jeden deiner Terminpläne als PDF exportieren - egal ob es sich um deinen aktuellen Plan, eine Variante im Planungsmodus, eine frühere Version oder eine Projektvorlage handelt.
Dabei stehen dir zwei Varianten zur Verfügung:
Klassischer PDF-Export: mehrere Vorgänge pro Zeile, wie in koppla.
Gantt-PDF-Export: jeder Vorgang in einer eigenen Zeile, mit mehr Detailinformationen.
Welche Variante sich wofür eignet und wie du deinen Export anpasst, erfährst du in den folgenden Abschnitten.
Klassischer PDF-Export
Beim klassischen PDF-Export wird dein Plan genau so exportiert, wie du ihn aus koppla kennst: mit mehreren Vorgängen pro Zeile. Die Darstellung bleibt kompakt und übersichtlich.
Diese Variante eignet sich immer dann, wenn es dir um einen Überblick über den Ablauf geht. Etwa um den Plan in den Besprechungscontainer zu hängen oder mit Beteiligten ohne koppla-Zugriff zu teilen.
Gantt-PDF-Export
Beim Gantt-PDF-Export erhält jeder Vorgang eine eigene Zeile. Dadurch lassen sich deutlich mehr Informationen pro Vorgang exportieren als beim klassischen PDF-Export.
Diese Variante eignet sich immer dann, wenn es dir weniger um den kompakten Gesamtüberblick und mehr um die einzelnen Vorgänge und ihre Daten geht. Etwa wenn du detaillierte Vorgangsdaten für eine Vergabe oder den Bauherren benötigst.
Da hier jeder Vorgang einzeln dargestellt wird, stehen dir beim Gantt-PDF-Export einige zusätzliche Anpassungsmöglichkeiten zur Verfügung. Welche das genau sind, erfährst du im nächsten Abschnitt “Inhalte des PDF-Exports anpassen”.
Inhalt des PDF-Exports anpassen
Damit dein Export am Ende genau so aussieht, wie du ihn brauchst, kannst du zahlreiche Einstellungen anpassen - vom Zeitraum über die Ansicht und das Format bis hin zum Layout.
Schnellansichten:
Über die Schnellansichten greifst du auf voreingestellte Filterkonfigurationen zu. So übernimmst du mit nur einem Klick die gewünschten Inhalte, ohne jede Einstellung einzeln vornehmen zu müssen. Hier erfährst du, wie du die Schnellansichten erstellen und speichern kannst.
Zeitraum:
Hier wählst du aus, welcher Zeitraum exportiert werden soll. Über die Buttons 1, 2, 4 oder 6 Wochen kannst du schnell einen vordefinierten Zeitraum auswählen oder den Zeitraum über eine konkrete Datumsangabe manuell festlegen.
Ansicht:
In der Ansicht legst du fest, auf welche Weise die Vorgänge dargestellt werden. Zu den drei Ansichten gehören:
die Standardansicht: hier stehen die Farben für die Gewerke
die Statusansicht: zeigt den aktuellen Stand der Vorgänge
der Soll-Ist-Vergleich: zeigt den Unterschied zum Basisplan (dem Soll)
Format:
Beim Format wählst du, wofür dein Export optimiert sein soll:
Drucker (DIN-Formate): für den klassischen Ausdruck in den gängigen DIN-Formaten.
Plotter: für die Ausgabe auf einem Plotter optimiert - mit A0-Breite und unbegrenzter Länge.
Digital: für die Ansicht am Bildschirm optimiert - sehr breit, damit alle Inhalte gut lesbar bleiben.
Erweiterte Optionen:
Über die erweiterten Optionen verfeinerst du deinen Export.
Filter: Lege fest, welche Teile deines Terminplans exportiert werden. Du kannst nach Zeilen, Teams oder Unternehmen, Gewerken oder Status filtern. Filter lassen sich auch kombinieren.
Summenebenen aus- oder einklappen: Blende bestimmte Summenebenen im Plan ein oder aus, um den Detailgrad deines Exports anzupassen.
Details anzeigen: Entscheide, welche zusätzlichen Elemente sichtbar sind:
Wochenenden
Heute-Linie
Projektmeilensteine
Abhängigkeiten
Kollisionen
Nur im Gantt-PDF-Export: Zusätzliche Spalten (optional)
Da beim Gantt-PDF-Export jeder Vorgang eine eigene Zeile erhält, kannst du für eine detailliertere Darstellung weitere Spalten aktivieren. Folgende Informationen lassen sich hinzufügen:
Start- und Enddatum im Basisplan
Gewerk
Team/Unternehmen
Status
Fortschritt in %
Vorgänger und Nachfolger
💡 Je mehr Spalten du aktivierst, desto breiter wird die Tabelle. In Kombination mit bestimmten Papierformaten oder Ausrichtungen kann das die Skalierung und Lesbarkeit beeinflussen.
Layout:
Im Layout passt du die Kopfzeile deines Exports an. Dort kannst du den Titel und den Untertitel bearbeiten. Bei dem Gantt-Export kannst du zusätzlich anpassen, ob und wie die Legende eingefügt werden soll.
💡 Best Practice: Möchtest du den einzelnen Firmen auf der Baustelle ihren relevanten Ausschnitt geben? Wähle als Zeitraum eine 6-Wochen-Vorschau und filtere nach dem jeweiligen Gewerk. So erhält jede Firma genau den Plan, der für sie relevant ist – ohne unnötige Informationen.
Terminplan als Gantt-Plan exportieren
Format und Inhalt für des Gantt-Exports einstellen
Du kannst deinen koppla-Terminplan in drei verschiedene Gantt-Formate exportieren:
MS Project
Powerproject
Primavera P6
Für jedes dieser Formate kannst du den Inhalt des Exports mit Hilfe der Filteroptionen an deine Wünsche anpassen:
Zeitraum des Exports,
zu exportierende Gewerke,
Strukturen
und Gruppen (externe Unternehmen oder Teams)
Außerdem kannst du über die “Erweiterten Einstellungen” entscheiden, ob die Sequenzen, die du unter Umständen für die Erstellungen deines Plans genutzt hast, im Export gruppiert werden sollen oder nicht.
Besonderheiten beim Gantt Export
Um die Daten des koppla-Terminplans 1:1 in den Gantt-Export zu übertragen, werden während des Exports einige Feinheiten angepasst:
Abhängigkeiten zu abgeschlossenen oder fixierten Vorgängen werden angepasst, sofern diese nicht dem tatsächlichen Stand entsprechen
Um die korrekte Terminierung von Vorgängen zu Gewährleisten, werden die Start- und Enddaten als Bedingung zu den Vorgängen hinzugefügt.
Wie funktioniert der MS Project Export?
Ganz simpel! Sobald ihr auf exportieren drückt, wird die Datei erstellt und dann ist der Export auch schon fertig. Alles danach könnt ihr standardmäßig bei MS bearbeiten und filtern.
Wenn manche Spalten nicht direkt angezeigt werden, könnt ihr diese auch noch einfügen um so beispielsweise auch den Vergleich zum Basisplan im Export sehen zu können. Dafür würden beispielsweise die Spalten "Basisplan - Start" und "Basisplan Ende" heißen. Wie immer meldet euch gerne bei Fragen über den Support Button.
Wie funktioniert der PowerProject-Export?
Auch hier zieht hier wieder den Export über das oben erwähnte Menü. In diesem Fall habt ihr PowerProject bereits offen und zieht die Datei in das geöffnete Programm ein. Dabei öffnet sich ein Menü in welchem ihr die Einstellungen so wie in dem folgenden Screenshot einstellt:
Danach habt ihr alle Zeilen wie Gewerke, Nachunternehmer, Soll-Ist Daten als benutzerdefinierte Datenfelder und könnt sie euch darüber anzeigen lassen.
Wie funktioniert der Primavera P6 Export
Export Datei öffnen
File > Import: Primavera P6 - (XML) auswählen
Importformat anpassen: Default Import Template auswählen
Aus koppla exportierte Datei auswählen
[Optional] Sofern ein Basisplan in koppla gesetzt wurde kann dieser über die Baselines to Import Spalte ausgewählt und importiert werden. → anschließend wieder auf "Next" klicken. Der Basisplan muss nach dem Import via Project > Assign Baselines… als Basisplan gesetzt werden.
Im letzten Screen einfach auf "Finish" klicken um Import durchzuführen
Ansicht
Vorgangsfortschritt aus koppla anzeigen
Columns > Percent completes > Activity % Complete auswählen → OK
Gewerk, Nachunternehmer, Soll/Ist Dates anzeigen
Columns > User Defined > gewünschte Felder auswählen → OK
Terminplan als Excel-Tabelle exportieren
Willst du die Vorgänge aus deinem Terminplan als Tabelle exportieren, kannst du dafür den Excel-Export nutzen. Den Inhalt des Exports kannst du mit Hilfe der Filteroptionen einstellen:
Zeitraum des Exports,
zu exportierende Gewerke,
Strukturen
und Gruppen (externe Unternehmen oder Teams)
In deinem Export ist dein Terminplan dann in Vorgänge und Meilensteine aufgeteilt.