Warum koppla?
MS Project Pläne werden oft einmalig erstellt, nur selten aktualisiert und hauptsächlich von einer Person gepflegt. Ein koppla‑Plan hingegen ist ein lebendiges, gemeinschaftlich geführtes Steuerungsinstrument: Er wird täglich oder mindestens wöchentlich angepasst und schafft Transparenz für alle Beteiligten.
Damit dieser kontinuierliche Fluss möglich ist, braucht es zwei zentrale Veränderungen:
Aus einer langen Aufgabenliste wird ein übersichtlicher Netzplan
Aus einem eher high‑level Überblick wird ein detaillierter Ausführungsplan
Wer also einfach nur die MS Project Logik in koppla nachbaut, hat man am Ende den selben Plan in bunt. Deswegen muss man etwas umdenken um das Potenzial von koppla voll auszuschöpfen. Wie dir das am besten gelingt, erfährst du in den folgenden Abschnitten.
1. Struktur
Faustregel 1: Jede Zeile in koppla sollte mehrere Vorgänge beinhalten.
Faustregel 2: In der Ausführung sind Zeilen meistens lokale Verortungen auf der Baustelle. In früheren Leistungsphasen handelt es sich meistens um Prozesse oder Fachdisziplinen.
Wenn du exakt den gleichen Plan den du in MS Project hast in koppla aufbaust, sollte dieser erheblich kürzer sein. Aus 1.000 Zeilen sollten maximal hundert werden, wahrscheinlich sogar noch wesentlich weniger. Denn eine Zeile in koppla ist nicht mehr ein einzelner Vorgang, sondern ein ganzer Prozess. Da dies am Anfang manchmal schwieriger sein kann, gebe ich dir hier schon mal ein paar Beispiele für Bereiche.
Ausbau:
Im Ausbau sollte so ziemlich jede Zeile ein Bereich sein:
Beim Wohnungsbau -> Etagen, Treppenhäuser, Aufzüge, Außenanlagen....
Beim Gleis- und Straßenbau -> einzelne Streckenabschnitte
beim Industriebau -> Einzelne Bereiche in der Halle, möglicherweise auch nach Maschinen sortiert
beim Freileitungsbau -> Einteilung in Masten
Natürlich erfordert hier jedes Projekt seine ganz eigene Unterteilung. Wenn ihr Unterstützung braucht, könnt ihr euch da auch gerne bei uns melden, bspw. über den Support Button rechts in der Software.
Warum nicht nach Gewerken?
Da jedes Gewerk in koppla seine eigene Farbe hat und zusätzlich nochmal über den Filter angewählt werden kann, macht diese Aufteilung hier einfach keinen Sinn. Ihr würdet hier mehrfach die gleiche Information bekommen und andere Informationen, wie der Bereich in dem gearbeitet wird, wären erheblich schwerer ersichtlich. Dass steht am Ende auch der Kollaboration im Weg, da die Schnittstellen zu anderen Gewerken so auch schwerer einsehbar werden.
Planungsphase
In der Planungsphase wird der Plan eigentlich immer nach Prozessen oder Fachdisziplinen unterteilt. Durch Abnahmen und Übergaben kommt es hier trotzdem meistens zu mehreren Gewerken in einer Zeile, was gut für die koppla Logik ist. Trotzdem hat so jede Fachdisziplin seinen eigenen Bereich.
Vergabe
Hier hat im Grunde jede Vergabeeinheit seine eigene Zeile. Wie detailliert die Vergabe in koppla dargestellt wird, ist natürlich euch überlassen. Generell empfiehlt es sich aber mindestens die Endtermine in Form von Meilensteinen einzutragen, da diese erheblichen Einfluss auf die Ausführung haben.
2. Detaillevel
Der überwiegende Teil der Vorgänge sollte zwischen 3-10 Arbeitstagen haben. Natürlich gibt es auch hier je nach Projekt Ausnahmen. Generell ist dies aber eine gute Flughöhe, da detaillierter zu kleinteilig wird und zu grob es schwerer macht, ins Steuern zu kommen.
MS Project Pläne haben ganz unterschiedliche Anwendungsfälle. Oft sind sie auch erstmal nur Rahmenvertragstermine, die zwar für den Vergleich wichtig sind, aber nicht dafür geschrieben sind, täglich mit ihnen zu arbeiten. Nicht falsch verstehen, auch in koppla kann es oft Sinn machen erstmal einen groben Plan zu entwickeln und dann nach und nach feiner zu werden. Meistens ist es am Ende aber ein gutes Ziel, auf einen Plan zu kommen, bei dem die Mehrheit der Vorgänge zwischen 3-10 Arbeitstagen ist. Im Video zeige ich das ganze auch nochmal in koppla dargestellt.
Zu detailliert?
Sind die Vorgänge überwiegend Tagesweise geplant, ist man in der Regel zu detailliert. Nicht nur dauert das aufsetzen des Planes so länger, auch eine gute Steuerung wird schwierig. Ein Vorgang der heute als verzögert gemeldet wird, gleichzeitig aber auch heute schon endet, kann gar nicht mehr eingeholt werden. Statt proaktiv reagieren zu können, wird man hier im Grunde immer direkt alles anpassen müssen.
Natürlich kann es immer noch eintägige Vorgänge geben, aber es sollte nicht die Mehrheit sein.
Zu grob?
Es gibt mehr als genug gute Anwendungsfälle für einen High Level Plan. Nur wenn es später darum geht, Stände zu melden und wirklich in einen Flow zu kommen, das Projekt zu steuern, wird dies eher schwierig. Bei einem 35 Tage Vorgang, ist es deutlich schwerer abschätzbar, wann genau dieser nicht mehr planmäßig ist. Auch tägliches Arbeiten mit dem Terminplan wird so eher unwahrscheinlich. Gerade wenn die Zusammenarbeit mit den Fachplanern oder Nachunternehmen startet, bietet es sich also an, diese Vorgänge weiter aufzubrechen und etwas detaillierter zu planen.
3. Abhängigkeiten
Hier hat jedes Projekt in koppla etwas andere Ansichten dazu. Generell empfehlen wir trotzdem eher horizontale Abhängigkeiten und nur wenige vertikale Abhängigkeiten einzubauen. Außerdem kannst du Abhängigkeiten über unsere Multitoolbar auch schnell entfernen, wenn du einen Bereich mal umplanen möchtest.
Der Terminplan in koppla soll lebendig sein. Das heißt man arbeitet im besten Fall täglich oder wöchentlich daran und gerade in jedem Meeting sollten dann auch Verschiebungen direkt in koppla landen. Deswegen sollte man schauen, wie viele Abhängigkeiten man braucht. Direkt vorweg, es gibt hier kein klares Richtig oder Falsch. Manche Projekte in koppla haben gar keine Abhängigkeiten, manche haben wesentlich mehr Abhängigkeiten als Vorgänge. Dennoch möchten wir dir hier ein paar Tipps geben.
Welche Abhängigkeiten?
Bei Abhängigkeiten die kritisch sind, sollte man diese natürlich immer setzen. Doch viele Abhängigkeiten können im laufenden Projekt noch etwas angepasst werden. Im Ausbau ist ein Geschoss vlt. doch groß genug, dass der Nachfolger nicht ganz blockiert ist. Manchmal hat ein Gewerk auch genug Leute, um doch parallel in 2 Etagen zu arbeiten. Schließlich will man nicht nur nach hinten schieben, sondern auch Zeit aufholen.
Deswegen empfiehlt es sich vor allem Abhängigkeiten in der horizontalen (also von links nach rechts in einer Zeile) anzulegen. Vertikale Abhängigkeiten stören meistens eher, diese also nur bei besonders kritischen Abhängigkeiten setzen (bspw. beim Beginn des Ausbaus oder kritischen Gewerken wie Estrich).