Desto länger du in koppla arbeitest und desto mehr Kollegen in unserer Software aktiv sind, desto mehr Projekte werden auch erstellt. Damit du nie den Überblick verlierst, erfährst du in diesem Artikel wie du deine Projekte selber organisieren kannst.
Welche Kategorien von Projekten gibt es?
Grundsätzlich werden alle Projekte erstmal in 3 Gruppen unterteilt:
Test Projekte
Reale Projekte
archivierte Projekte
Die realen Projekte wiederum können dann auch nochmal unterteilt werden in:
in Vorbereitung
aktiv
abgeschlossen
Auf die einzelnen Kategorien gehe ich weiter unten im Artikel nochmal genauer ein.
Wichtig: Die Kategorien sind für euch gedacht um eure Projekte besser zu organisieren. Sie haben keine Auswirkungen auf die Zahlungen und Lizenzen eurer Firmen.
Wer kann das Projekt in die Kategorien einteilen?
Den Projektstatus ändern kann..
jeder Projektbeteiligte mit Bearbeiterrechten
die koppla Admins deines Unternehmens (diese können das für alle Projekte)
Wie kann ich die Kategorie eines Projektes ändern?
Wenn du über ein Testprojekt mit der Maus fährst, erscheinen 3 Symbole. Über das erste, kannst du dieses Projekt in ein reales umwandeln. Über das 2. Symbol kannst du nochmal den Namen, die Adresse und die Projektnummer anpassen sowie ein Vorschaubild hinzufügen. Über den dritten Punkt kannst du das Projekt löschen.
Beim Realen Projekt ist es übrigens ähnlich. Hier kannst du mit dem ersten Symbol nochmal genauer den Stand des Projektes definieren, mit dem 2. es bearbeiten und mit dem 3. es archivieren. In dem Fall wird es nicht gelöscht, sondern die Daten bleiben weiterhin erhalten.
Wie kann ich Projekte suchen und sortieren?
Damit ihr jedes Projekt sofort finden könnt, habt ihr oben in eurer Ansicht ein Suchfeld, welches alle Kategorien (Test, Real, Archiviert) durchsucht.
Test vs. Real
Immer wenn ihr in der Software etwas ausprobieren möchtet, das nichts mit einem echten Projekt zu tun hat, könnt ihr einfach ein Projekt zum Testen erstellen. Denkt dran: Wenn es um andere Varianten von einem echten Projekt geht, dann könnt ihr einfach den Planungsmodus dafür nutzen.
Will zum Beispiel ein Kollege die Software ein bisschen kennenlernen, dann ist ein Testprojekt die perfekte Möglichkeit dafür. Hier sind übrigens alle Features freigeschaltet, es gibt im Testprojekt keine Einschränkungen.
Reale Projekte sind dementsprechend alle Projekte, an denen ihr ernsthaft arbeitet und die irgendwann mal live gehen sollen. Testprojekte könnt ihr übrigens jederzeit in reale Projekte umwandeln. Wie oben erwähnt ist diese Unterscheidung allein für euch gedacht und hängt nicht mit euren koppla Lizenzen oder Kosten zusammen.
In Vorbereitung
Im Grunde gibt es 2 Möglichkeiten, wann sich dein Projekt noch in Vorbereitung findet:
Der Terminplan wird in koppla noch aufgebaut
Der Terminplan ist fertig aber der Projektstart liegt noch in der Zukunft
Diese Einstellung dient jedoch auch nur eurer Übersicht und hat keine Auswirkungen auf die Funktionen in unserer Software. Ihr könnt diese Kategorie also auch anders interpretieren.
Aktiv
Folgend der Logik von "In Vorbereitung" ist ein Projekt dann aktiv, wenn das Projekt bereits gestartet ist und der Terminplan soweit aufgebaut ist, dass man ihn als Grundlage zum Steuern des Projektes nutzt.
Abgeschlossen
Alle Projekte an denen ihr nicht mehr aktiv arbeitet, könnt ihr auf abgeschlossen setzen. Sie bleiben vorerst weiterhin in der Liste der realen Projekte, bis ihr sie archiviert. Wenn ihr zum Beispiel 1-2 Monate nach Abschluss des Projektes, immer nochmal ins Projekt schauen wollt, ist dieser Status der richtige
Projekt archivieren vs. Projekte löschen
Wenn ihr ein Projekt archiviert, bleiben alle Daten des Projektes euch erhalten. Gleichzeitig landet das Projekt aber im Reiter "Archiviert" und sorgt damit dafür, dass die Liste eurer realen Projekte übersichtlich bleibt.
Wichtig: Wenn ihr ein Projekt löscht, ist es für immer weg und kann auch nicht von unserer Seite wiederhergestellt werden. Aber keine Sorge, dafür haben wir ein paar Sicherheitsmaßnahmen eingebaut, aus Versehen wird es also definitiv nicht passieren.
Am Ende sind alle Projekte immer eure Daten und ihr allein entscheidet, was mit diesen passiert! Wenn ihr euch entscheidet ein Projekt zu löschen, werden diese also auch nicht auf unserem Server bleiben.