Du bist Administrator, Niederlassungsleiter oder Controller, verantwortlich für eine Vielzahl an Projekten und willst einen schnellen Überblick haben? Dann hilft dir die Multiprojektübersicht! Anhand von Projektkennzahlen hast du hier alles im Blick, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen.
ℹ️ Wichtig: Die angezeigten Informationen hängen von den Berechtigungen der Nutzer ab. Nicht alle Nutzer können alle Kennzahlen sehen.
Wie ist die Multiprojektübersicht aufgebaut?
In der Multiprojektübersicht werden deine Projekte untereinander in einer Tabelle dargestellt, wobei jedes Projekt eine eigene Zeile einnimmt. Folgende Informationen werden pro Projekt angezeigt:
Name des Projekts
Adresse
Projektnummer
Niederlassung (sofern deine Projekte nach Niederlassungen sortiert sind)
Auftragsvolumen
Stufe des Projektes
Fortschritt
Datum des Endmeilensteins
Risiken
Nächster anstehender Meilenstein
Projektstatus
Aktualität dieser Daten
Die Ansicht der einzelnen Kennzahlen in der Übersicht kannst du über “Ansicht” anpassen. In den Ansichtseinstellungen kannst du ganz einfach einzelne Kennzahlen ausblenden oder einblenden.
Über “Filter” kannst du deine Projekte nach einer spezifischen Stufe oder nach Niederlassung filtern.
Du kannst die Projekte nach jeder dieser Kennzahlen sortieren, in dem du auf die Überschriftszelle dieser Kennzahl klickst.
Über die drei Punkte auf der rechten Seite kannst du das Projekt bearbeiten, Archivieren oder Löschen.
Die allgemeinen Projektinformationen werden auch für Testprojekte und für Projekte im Archiv angezeigt. Generell sind dort weniger oder andere Kennzahlen enthalten. Weitere Infos zu Testprojekten und dem Archiv findest du hier.
Welche Projektkennzahlen gibt es?
Jetzt weißt du, welche Projektkennzahlen in der Übersicht enthalten sind, aber was genau sagen diese aus? In dem folgenden Abschnitt erklären wir dir, woher die Kennzahlen kommen und wie du mit ihnen arbeiten kannst.
Auftragssumme
Die Auftragssumme kann beim Erstellen eines Projektes angegeben werden. Du kannst diese auch noch später in den Projekteinstellungen ändern. In den Unternehmenseinstellungen kannst du deine Standardwährungen wählen, z. B. EUR, USD oder GBP.
Die Auftragssumme zeigt dir, wie groß ein Projekt ist. Damit behältst du einen Überblick über deine wichtigsten Projekte.
Fortschritt
Der Fortschritt zeigt dir an, wie weit dein Projekt in % fortgeschritten ist. Daran erkennst du, wie viel Arbeit noch vor dem Projektteam liegt.
Die Zahl gibt an, wie viel % der Vorgangstage im Projekt in der Vergangenheit liegen im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Vorgangstage. Du findest diese Zahl auch im
Dashboard des Projektes wieder.
Endmeilenstein
Der Endmeilenstein zeigt dir, wann das Projekt endet. Ein Endmeilenstein kann die Übergabe an den Kunden oder der Abschluss der Planung sein. Mit ihm behältst du im Blick, wann Projekte voraussichtlich enden.
Der Endmeilenstein wird direkt im Projekt angelegt. Dieser ist der letzte Meilenstein in deinem Terminplan. Typischerweise handelt es sich um einen vertraglich festgehaltenen Meilenstein.
Risiken
Die Risiken zeigen dir an, wie viele fixierte Meilensteine in Gefahr sind bzw. überschritten werden. Überschrittene Meilensteine stellen ein Risiko dar, da diese meist vertraglich festgehalten sind und Konsequenzen nach sich ziehen können. Du hast damit also eine Überblick über die gefährdeten Meilensteine eines Projektes und kannst einschätzen ob Risiken bestehen.
Fixierte Meilensteine werden, wie Endmeilensteine, direkt im Projekt erstellt. Weitere Infos zu Meilensteinen findest du hier.
Nächster Meilenstein
Der nächste Meilenstein zeigt dir, was als nächstes in deinem Projekt ansteht. Z. B. ob die Leistungsphase abgeschlossen oder der Rohbau fertiggestellt wird. Du hast damit einen Überblick darüber, ob komplizierte Projektphasen anstehen.
Es wird immer automatisch der im Projekt als nächstes anstehende Meilenstein angezeigt. Meilensteine werden direkt in deinem Projekt angelegt.
Letzter Status
Der Projektstatus zeigt dir an, welchen Status die Projektleitung dem Projekt anhand des aktuellen Verlaufes gegeben hat.
Einen Projektstatus kannst du direkt in der Übersicht melden. Dieser ist dann ebenfalls in den Projektupdates inklusive einer Historie zu sehen.
Aktualitäts-Score
Der “Aktualitäts-Score” soll dir helfen einzuschätzen, wie verlässlich die Kennzahlen zu dem jeweiligen Projekt sind. Eine ausführliche Erklärung inkl. Beispielen findest du hier: Aktualitäts-Score erklärt.
Der Aktualitäts-Score setzt sich aus den Aktualisierungen der Enddaten und den Statusmeldungen der letzten 6 Wochen zusammen. Aus diesen Daten wird ein Gesamtscore berechnet, welcher zwischen A und F liegt. Dabei steht A für “sehr hohe Aktualität” und F für “sehr niedrige Aktualität”.
Um einen A-Score zu erhalten, sollte die letzte Statusmeldung nicht länger als 1 Woche her sein, und offene Vorgänge und Meilensteine nicht länger als 4 Tage in der Vergangenheit liegen. Die Logik dahinter: wenn ein offener Vorgang in der Vergangenheit liegt, wurde entweder der Status noch nicht auf "abgeschlossen" aktualisiert wenn er wirklich abgeschlossen ist, oder es finden noch Arbeiten statt - in diesem Fall sollte das Enddatum angepasst werden. Alle Vorgänge und Meilensteine, die komplett in der Vergangenheit liegen, sollten also als abgeschlossen gemeldet sein und alle, die aktuell stattfinden, sollten regelmäßige Statusmeldungen erhalten.
Vorgänge und Meilensteine, die weiter als 6 Wochen in der Vergangenheit liegen, werden nicht beachtet und zählen nicht in den Score.
💡 Der Gesamtscore ist ein Indikator für die Aktualität der Datenpflege, nicht dafür, wie das Projekt inhaltlich läuft oder ob die Daten korrekt sind. Auch ein Projekt mit dem Score F kann korrekte Daten enthalten. Uns fehlen in diesem Fall lediglich die Rückmeldungen vom Projektteam, um das eindeutig bewerten zu können. Läuft ein Projekt etwa exakt wie geplant durch, sodass keine Verschiebungen nötig sind und keine Stände zurückgemeldet werden, sind die Daten zwar korrekt, die Note fällt aber trotzdem schlechter aus.
Wie melde ich einen Projektstatus?
Den Projektstatus kannst du direkt in der Übersicht erstellen.
Für den Status kannst du zwischen “Nach Plan”, “Nicht planmäßig” und “Gefährdet” unterscheiden. Du muss immer einen Titel vergeben. Dieser wird die in der Übersicht angezeigt. Über “Generelle Updates” kannst du noch weitere Informationen hinzufügen, musst es aber nicht.
Wählst du als Status “Nicht planmäßig” oder “Gefährdet”, dann kannst du optional Risiken und Maßnahmen ergänzen. Dadurch kannst du direkt festhalten, wie du mit den aufkommenden Risiken umgehen wirst.