Du bist Administrator, Niederlassungsleiter oder Controller, verantwortlich für eine Vielzahl an Projekten und willst einen schnellen Überblick haben? Dann hilft dir die Multiprojektübersicht! Anhand von Projektkennzahlen hast du hier alles im Blick, ohne jedes Projekt einzeln öffnen zu müssen.
ℹ️ Wichtig: Die angezeigten Informationen hängen von den Berechtigungen der Nutzer ab. Nicht alle Nutzer können alle Kennzahlen sehen.
Wie ist die Multiprojektübersicht aufgebaut?
In der Multiprojektübersicht werden deine Projekte untereinander in einer Tabelle dargestellt, wobei jedes Projekt eine eigene Zeile einnimmt. Zu Beginn jeder Projektzeile findest du die allgemeinen Projektinformationen wie den Namen, die Adresse und die Projektnummer. Sofern du deine Projekte nach Niederlassungen organisierst, siehst du ergänzend in der Tabelle/Übersicht zu welcher Niederlassung dein Projekt gehört. Zudem kannst du das Auftragsvolumen, die Stufe des Projektes, den Fortschritt, das Datum des Endmeilensteines, Risiken, den als nächstes Anstehenden Meilenstein sowie den Projektstatus sehen.
Die Ansicht der einzelnen Kennzahlen in der Übersicht kannst du zudem über “Ansicht” anpassen. In den Ansichtseinstellungen kannst du ganz einfach einzelne Kennzahlen ausblenden oder einblenden.
Über “Filter” kannst du deine Projekte zusätzlich nach einer spezifischen Stufe oder nach Niederlassung filtern.
Du kannst die Projekte nach jeder dieser Kennzahlen sortieren, in dem du auf die Kennzahl klickst.
Über die drei Punkte auf der rechten Seite kannst du das Projekt bearbeiten, Archivieren oder Löschen.
Die allgemeinen Projektinformationen werden auch für Testprojekte und für Projekte im Archiv angezeigt. Generell sind dort weniger oder andere Kennzahlen enthalten. Weitere Infos zu Testprojekten und dem Archiv findest du hier.
Welche Projektkennzahlen gibt es?
Jetzt weißt du, welche Projektkennzahlen in der Übersicht enthalten sind, aber was genau sagen diese aus? In dem folgenden Abschnitt erklären wir dir, woher die Kennzahlen kommen und wie du mit ihnen arbeiten kannst.
Auftragssumme
Die Auftragssumme kann beim erstellen eines Projektes angegeben werden. Du kannst diese auch noch später in den Projekteinstellungen ändern. In den Unternehmenseinstellungen kannst du deine Standardwährungen wählen, z. B. EUR, USD oder GBP.
Die Auftragssumme zeigt dir, wie groß ein Projekt ist. Damit behältst du einen Überblick über deine wichtigsten Projekte.
Fortschritt
Der Fortschritt zeigt dir an, wie weit dein Projekt in % fortgeschritten ist. Daran erkennst du, wie viel Arbeit noch vor dem Projektteam liegt.
Die Zahl gibt an, wie viel % aller Arbeitstage der Vorgänge im Projekt in der Vergangenheit liegen im Verhältnis zur Gesamtanzahl der Arbeitstage aller Vorgänge. Du findest diese Zahl auch im Dashboard des Projektes wieder.
Endmeilenstein
Der Endmeilenstein zeigt dir, wann das Projekt endet. Ein Endmeilenstein kann die Übergabe an den Kunden oder der Abschluss der Planung sein. Mit ihm behältst du im Blick, wann Projekte voraussichtlich enden.
Der Endmeilenstein wird direkt im Projekt angelegt. Dieser ist der letzte Meilenstein in deinem Terminplan. Typischerweise handelt es sich um einen vertraglich festgehaltenen Meilenstein. Weitere Infos zum Endmeilenstein findest du hier.
Risiken
Die Risiken zeigen dir an, wie viele fixierte Meilensteine in Gefahr sind bzw. überschritten werden. Überschrittene Meilensteine stellen ein Risiko dar, da diese meist vertraglich festgehalten sind und Konsequenzen nach sich ziehen können. Du hast damit also eine Überblick über die gefährdeten Meilensteine eines Projektes und kannst einschätzen ob Risiken bestehen.
Fixierte Meilensteine werden, wie Endmeilensteine, direkt im Projekt erstellt. Weitere Infos zu Meilensteinen findest du hier.
Nächster Meilenstein
Der nächste Meilenstein zeigt dir, was als nächstes in deinem Projekt ansteht. Z. B. ob die Leistungsphase abgeschlossen oder der Rohbau fertiggestellt wird. Du hast damit einen Überblick darüber, ob komplizierte Projektphasen anstehen.
Es wird immer automatisch der im Projekt als nächstes anstehende Meilenstein angezeigt. Meilensteine werden direkt in deinem Projekt angelegt.
Letzter Status
Der Projektstatus zeigt dir an, welchen Status du dem Projekt anhand der Kennzahlen oder auch Erfahrungen geben hast.
Einen Projektstatus kannst du direkt in der Übersicht melden. Dieser ist dann ebenfalls in den Projektupdates inklusive einer Historie zu sehen.
Wie melde ich einen Projektstatus?
Den Projektstatus kannst du direkt in der Übersicht erstellen.
Für den Status kannst du zwischen “Nach Plan”, “Nicht planmäßig” und “Gefährdet” unterscheiden. Du muss immer einen Titel vergeben. Dieser wird die in der Übersicht angezeigt. Über “Generelle Updates” kannst du noch weitere Informationen hinzufügen, musst es aber nicht.
Wählst du als Status “Nicht planmäßig” oder “Gefährdet”, dann kannst du optional Risiken und Maßnahmen ergänzen. Dadurch kannst du direkt festhalten, wie du mit den aufkommenden Risiken umgehen wirst.