Du bist Niederlassungsleiter, Oberbauleiter oder Controller, verantwortlich für eine Vielzahl an Projekten, und willst einschätzen können, wie verlässlich die Kennzahlen eines Projektes sind? Dann hilft dir dabei der Aktualitäts-Score! Mit diesem kannst du auf einen Blick sehen, wie aktuell die Kennzahlen sind.
💡Wichtig: Der Score bewertet die Datenpflege bzw. Aktualität der Kennzahlen eines Projektes – nicht, ob ein Projekt „gut läuft".
Was ist der Aktualitäts-Score?
Der Aktualitäts-Score stellt eine Bewertung von A bis F dar, die anzeigt, wie regelmäßig ein Projektteam Enddaten im Terminplan aktualisiert und Statusmeldungen abgibt.
Ein hoher Score bedeutet: Enddaten sind aktuell und es gibt regelmäßige Statusmeldungen, sodass der Terminplan den aktuellen Stand des Projektes widerspiegelt.
Ein niedriger Score bedeutet: Enddaten offener Vorgänge und Meilensteine liegen in Vergangenheit und es gibt unregelmäßige bis keine Statusmeldungen. Die Daten können stimmen, aber es fehlt die Bestätigung durch regelmäßige Aktualisierungen.
Die Noten im Überblick:
A | Projekt ist aktuell. Aktualisiere Enddaten und Statusberichte regelmäßig, um deinen Score aufrechtzuerhalten. |
B | Projekt ist größtenteils aktuell. Durch regelmäßige Aktualisierungen der Enddaten und Statusberichte bleibt dein Score hoch. |
C | Projekt ist teilweise aktuell. Aktualisiere Enddaten und Statusberichte häufiger, um deinen Score zu verbessern. |
D | Projekt ist teilweise nicht mehr aktuell. Aktualisiere Enddaten und Statusberichte häufiger, um deinen Score zu verbessern. |
E | Projekt ist größtenteils nicht mehr aktuell. Aktualisiere Enddaten und Statusberichte häufiger, um deinen Score zu verbessern. |
F | Projekt ist nicht mehr aktuell. Beginne mit der Aktualisierung von Enddaten und Statusberichten, um deinen Score zu verbessern. |
Welche Daten fließen in den Score ein?
Der Aktualitäts-Score setzt sich aus zwei Bausteinen zusammen:
Aktualität von Enddaten und Statusmeldungen
Aktivität im Terminplan (z. B. Planungsaktionen)
Aus der Kombination dieser beiden Werte wird am Ende die Bewertung A–F abgeleitet.
Wie wird die Aktualität bewertet?
Für die Aktualität werden aus den letzten 6 Wochen alle Vorgänge mit mindestens einem vollen Arbeitstag sowie Meilensteine betrachtet.
Score je Vorgang
Jeder Vorgang erhält einen Score zwischen 0 (veraltet) und 1 (aktuell).
Abgeschlossene Vorgänge im betrachteten Zeitraum zählen immer als 1.
Offene Vorgänge erhalten einen Score, der sich aus zwei Teilwerten zusammensetzt: dem Enddaten-Score und dem Statusbericht-Score.
Die Formel lautet:
Vorgangs-Score = (Enddaten-Score + Statusbericht-Score) / 2
Enddaten-Score (nur für offene Vorgänge):
1, wenn das Enddatum heute oder in der Zukunft liegt
0, wenn das Enddatum mehr als 14 Tage in der Vergangenheit liegt
alles dazwischen wird linear abgestuft
Statusbericht-Score (nur für offene Vorgänge):
1, wenn die letzte Statusmeldung max. 3 Tage alt ist
0, wenn die letzte Statusmeldung älter als 14 Tage ist (oder keine vorhanden ist)
alles dazwischen wird linear abgestuft
Score je Meilenstein
Abgeschlossene Meilensteine: Score 1
Offene Meilensteine:
1, wenn das Datum heute oder in der Zukunft liegt
0, wenn das Datum in der Vergangenheit liegt
Schlussendlich ergibt sich die Aktualität aus dem Durchschnitt aller betrachteten Vorgänge und Meilensteine:
Aktualität = (Summe aller Scores) / (Anzahl Vorgänge + Anzahl Meilensteine)
Wie wird die Aktivität im Terminplan berücksichtigt?
Die Aktivität betrachtet, wie viele Planungsaktionen (z. B. Änderungen im Terminplan) in einem Projekt in den letzten 6 Wochen stattfanden.
Der Hintergrund: Manche Teams pflegen ihre Daten vor allem durch aktive Arbeit am Terminplan. Auch das ist ein Signal, dass die Kennzahlen eines Projekts aktuell sind.
Wie entsteht daraus die Bewertung A–F?
Die Bewertung ergibt sich aus der Kombination von Aktualität und Aktivität. Vereinfacht gilt:
A: Aktualität > 75 %
B: Aktualität > 60 % oder (Aktualität > 50 % und Aktivität hoch) oder Aktivität sehr hoch (in den letzen 2 Wochen)
C: Aktualität ≥ 50 % oder (Aktualität ≥ 40 % und Aktivität hoch) oder Aktivität hoch (in den letzten 2 Wochen)
D: Aktualität ≥ 40 % oder Aktivität mittel
E: Aktualität ≥ 20 % oder Aktivität niedrig
F: In den letzten 6 Wochen wurde im Projekt keine Aktualität oder Aktivität festgestellt
💡 Faustregel: Um besser als D zu sein, braucht es in der Regel aktuelle Enddaten und regelmäßige Statusmeldungen.
Beispiele aus der Praxis
Beispiel A: „Aktuell gepflegt"
Offene Vorgänge enden nicht in der Vergangenheit (oder sind abgeschlossen)
Statusmeldungen werden regelmäßig (alle 3-7 Tage) abgegeben
Ergebnis: Aktualität hoch → Bewertung meist A oder B
Beispiel C/D: „Plan wird bewegt, aber Statusmeldungen fehlen"
Enddaten werden angepasst (Enddaten-Score in Ordnung)
Statusmeldungen sind alt oder fehlen (Statusbericht-Score niedrig)
Ergebnis: Score fällt trotz Planungsaktionen → oft C oder D (je nach Aktivität)
Beispiel E/F: „Veraltet oder inaktiv"
Viele offene Vorgänge und Meilensteine liegen in der Vergangenheit
Kaum Statusmeldungen, kaum Aktionen im Terminplan
Ergebnis: Bewertung E oder F